La gestión por procesos se enfoca en las actividades de la organización, para optimizarlas a partir de la mejora continua de las actividades, a través de la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos.
¿Qué implica la gestión por procesos?
Éste servicio revisa la estructura organizativa de su organización y de su modelo de gestión. Para realizar éste servicio, seguimos las fases siguientes:
- Definir las funciones y responsabilidades del conjunto de las direcciones y unidades que resulten de la organización;
- Estandardizar los procesos clave (mapa de procesos) con la descripción del flujo de trabajo, los sistemas de planificación y de asignación de tareas de cada proceso. Puede ser una herramienta de mejora del certificado ISO 9001.
- Establecer los sistemas de gestión basados en indicadores de proceso y de resultado, informes operativos, de seguimiento y de control y cuadros de mando;
- Estructurar el modelo de gestión teniendo en cuenta la organización actual y la estrategia perseguida.
- Acompañamiento en la implantación y la gestión del cambio.
- Evaluación de resultados del proceso de implantación
Modelos de gestión por procesos
Los modelos de gestión por procesos facilitan entender y optimizar los flujos de trabajo a través de la la creación de representaciones visuales basados en datos de procesos de negocio clave. De ésta forma es más fácil asegurar que los procesos de negocio impulsan constantemente resultados óptimos, y por tanto es una buena alternativa para lograr la mejora continua.
Los modelos de gestión por procesos son una técnica que aporta:
- Identifica las áreas de mejora. Los modelos ayudan a comprender la forma de cómo funciona un proceso, con el objetivo de implementar mejoras.
- Transparencia. Muestran de forma clara cómo se espera que se realicen las tareas, quien es responsable de ellas y cómo un proceso contribuye al logro de un objetivo.
- Agilidad y flexibilidad. Los modelos permiten identificar e implementar de forma inmediata mejoras y objetivos con agilidad y flexibilidad.
- Establece una sistemática. Los modelos ayudan a identificar las mejores prácticas a través de las unidades para implementar procedimientos eficientes. Ayuda a establecer un nuevo modelo de negocio.
¿Qué modelos utilizamos?
Los modelos de gestión por procesos que utilizamos más habitualmente son:
Diagramsas SIPOC
Los diagramas SIPOC son una herramienta utilizada en la metodología Six Sigma. Six Sigma, herramienta que da diversas técnicas y herramientas para la mejora de procesos. Una de éstas herramientas de modelaje de procesos de negocio es un diagrama SIPOC.
SIPOC es un acrónimo en inglés que ayuda a las partes interesadas a identificar los elementos clave de un proceso al principio. La «s» en SIPOC significa proveedores. La «i» para las entradas. La «p» para el proceso que se pretende mejorar. La ‘o’ para las salidas. I la ‘c’ es para los clientes a la que están destinadas las salidas.
Diagramas UML
UML (Unified Modeling Language) está compuesto por diversos elementos gráficos que se combinan para generar diagrames, siguiendo las reglas establecidas para combinar los diferentes elementos.
El modelo UML describe lo que supuestamente hará un sistema, pero no dice cómo implementar dicho sistema. Los diagramas UML más comunes y los conceptos que representan son de Clases; de Objetos; de Casos de uso; de Estados; de Secuencias; de Actividades; de Colaboraciones; de componentes; de Distribución y otras características.
Mapas de procesos BPMN o BPMN
BPMN, o Business process modelling notation, es un método de diagrama de flujo flexible que ilustra todos los pasos de un proceso de negocio, pudiendo ser aplicados para diversos propósitos. Los elementos comunes de los diagramas de procesos de negocio son:
- Objetos de flujo (Flow objects). Incluyen eventos, actividades y pasarelas.
- Conexión de objetos (Connecting objects). Las líneas sólidas indican la transferencia de tareas mientras que las discontinuas muestran los mensajes.
- Carriles de baño (Swim lanes). Éstas detallan las responsabilidades de las subtossures y de las personas o departamentos encargados de completarlas.
- Artefactos (Artifacts). Se utilizan para añadir información a un diagrama que no son flujos de secuencia o mensaje.
Diagrama de Gantt
Los gráficos de Gantt visualizan el tiempo, asociado con tareas específicas. Son ideales para procesos sensibles al tiempo. Muestran a las partes interesadas que se deben empezar y terminar tareas particulares y si los procesos se están contemplando en el calendario. No obstante ésto, los gráficos de Gantt no son adecuados para procesos de negocio complejos.
