La gestió per processos s’enfoca en les activitats de l’organització, per optimitzar-les a partir de la millora continua de les activitats, a través de la identificació, selecció, descripció, documentació i millora continua dels processos.
Què implica la gestió per processos?
Aquest servei revisa l’estructura organitzativa de la seva organització i el seu model de gestió. Per fer aquest servei, seguim les fases següents::
- Definir les funcions i responsabilitats del conjunt de les direccions i unitats que en resultin de l’organització;
- Estandarditzar els processos clau (mapa de processos) amb la descripció del flux de treball, els sistemes de planificació i d’assignació de tasques de cada procés. Pot ser una eina per la millora del certificat ISO 9001.
- Establir els sistemes de gestió basats en indicadors de procés i de resultat, informes operatius, de seguiment i de control i quadre de comandament;
- Estructurar el model de gestió tenint en compte l’organització actual i l’estratègia perseguida.
- Acompanyament a la implantació i la gestió del canvi
- Avaluació de resultats del procés d’implantació
Models de gestió per processos
El models de gestió per processos faciliten entendre i optimitzar els fluxos de treball a través de la la creació de representacions visuals basades en dades de processos de negoci clau. D’aquesta forma és més fàcil assegurar que els processos de negoci impulsen constantment resultats òptims, i per tant és una bona alternativa per aconseguir la millora continua.
Els models de gestió per processos son una tècnica que aporten
- Identifica les àrees de millora. Els models ajuden a comprendre la forma de com funciona un procés amb l’objectiu d’implementar millores.
- Transparència. Mostren de forma clara com s’espera que es facin les tasques, qui és responsable d’elles i com un procés contribueix a l’assoliment d’un objectiu.
- Agilitat i flexibilitat. Els models permeten identificar i implementar de manera immediata millores i objectius amb agilitat i flexibilitat.
- Estableix una sistemàtica. Els models ajuden a identificar les millors pràctiques a través de les unitats per implementar procediments eficients. Ajuda a establir un nou model de negoci.
Quins models fem servir?
Els models de gestió per processos que fem servir més habitualment son:
Diagrames SIPOC
Els diagrames SIPOC són una eina utilitzada en la metodologia Six Sigma. Six Sigma, eina que dóna diverses tècniques i eines per a la millora de processos. Una d’aquestes eines de modelatge de processos de negoci és un diagrama SIPOC.
SIPOC és un acrònim que ajuda a les parts interessades a identificar els elements clau d’un procés al principi. La “s” en SIPOC significa proveïdors. La “i” per a les entrades. La “p” per al procés que es pretén millorar. La ‘o’ per a les sortides. I la ‘c’ és per als clients a la qual estan destinades les sortides.
Diagrames UML
UML (Unified Modeling Language) està composat per diversos elements gràfics que es combinen per generar diagrames, seguint les regles establertes per combinar els diferents elements.
El model UML descriu el que suposadament farà un sistema, pero no dice cómo implementar dicho sistema. Els diagramas más comunes del UML y los conceptos que representan son de Classes; d’Objectes; de Casos d’ús; d’Estats; de Seqüències; d’Activitats; de Col·laboracions; de components; de Distribució i altres característiques.
Mapes de processos BPMN o BPMN
BPMN, o Business process modelling notation, és un mètode de diagrama de flux flexible que il·lustra tots els passos d’un procés de negoci, podent ser aplicats a diversos propòsits. Els elements comuns dels diagrames de processos de negoci són:
- Objectes de flux (Flow objects). Inclouen esdeveniments, activitats i passarel·les.
- Connexió d’objectes (Connecting objects). Les línies sòlides indiquen la transferència de tasques mentre que les discontinues mostren els missatges.
- Carrils de bany (Swim lanes). Aquestes detallen les responsabilitats de les subtossures i de les persones o departaments encarregats de completar-les.
- Artefactes (Artifacts). Es fan servir per afegir informació a un diagrama que no són fluxos de seqüència o missatge.
Diagrama de Gantt
Els gràfics de Gantt visualitzen el temps, associat amb tasques específiques. Són ideals per a processos sensibles al temps. Mostren a les parts interessades quan s’han de començar i acabar tasques particulars i si els processos s’estan completant en el calendari. No obstant això, els gràfics de Gantt no són adequats per a processos de negoci complexos.
