¿Qué es un plan de contingencias empresarial?
El plan de de contingencias recoge los planes de acción a seguir para dar respuesta a acontecimientos futuros que podrían afectar o no a una empresa en el futuro. La mayor parte de las veces se trata de contingencias negativas que afecta a toda o determinadas áreas de la compañía.
El Plan de contingencias ayuda a mantener la reputación de una empresa o incluso la continuidad del negocio. No obstante, hay planes de contingencia positivos, como en el caso de que una organización recibiera una cantidad inesperada de dinero o otros recursos.
La planificación de contingencias es un complemento importante al plan de negocio. A veces, los cambios inesperados y los riesgos de la empresa. Cuanto más se prepare un gestor para éstos riesgos, más eficaz será su organización. La planificación de contingencias se aplica en cualquier empresa.
Cómo elaborar un plan de contingencia
Para realizar un bien plan de contingencias, se deben seguir los pasos siguientes:
- Identificar y priorizar los recursos críticos. A partir de investigaciones y entrevistas enumera sus recursos cruciales, como equipos, herramientas, instalaciones, etc., y prioriza ésta lista de más importante a menos importante.
- Identificar riesgos y situaciones inesperadas, tanto negativos como positivos. Puede implicar realizar un plan de gestión de riesgos que cubra todo aquello relacionado con la identificación, la evaluación, la evitación y la mitigación de riesgos.
- Detectar las vulnerabilidades a partir de los riesgos detectados. Implica reuniones, y entrevistas con los equipos, ejecutivos y partes interesadas para obtener una imagen completa de qué acontecimientos podrían comprometer sus recursos; contractar un consultor externo, si es necesario.
- Elaboración del plan de contingencia para cada riesgo identificado, empezando por el más crítico para su negocio. El Plan debe incluir los pasos necesarios para per reemprender las operaciones comerciales normales, pensando en las comunicaciones, las responsabilidades de las personas, los plazos, etc.
- Implantar el Plan para asegurar que toda la organización lo conozca y pueda consultar fácilmente su contenido. Un plan de contingencias, no es efectivo si no se ha comunicado correctamente. Puede implicar realizar cursos de formación al personal implicado.
- Cuadro de mando con los indicadores o KPI críticos para realizar el seguimiento del plan de contingencias. El cuadro de mando puede ayudar a detectar problemas y resolverlos para asegurar que su plan de contingencia sea un éxito. El que, teniendo en cuenta que es su plan B, es equivalente.
- Revisar y mantener el plan para reflejar los cambios en la organización. A medida que los nuevos empleados, tecnologías y recursos entren en el cuadro, el plan de contingencia se debe actualizar para gestionarlos.